Ziyaretiniz sırasında kişisel verileriniz siteyi kullanımınızı analiz etmek amacıyla çerezler aracılığıyla işlenmektedir. Daha fazla bilgi için Çerez Aydınlatma Metni’ni okuyabilirsiniz.
GÜNERLER OTOMOTİV ANONİM ŞİRKETİ (“Şirketimiz”), ilgili yasal mevzuatlardan kaynaklanan hukuki sorumlulukları gereğince, kişisel verileri koruma, işleme ve imha düzenlemelerine uymayı taahhüt etmektedir. İşbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”) ilgili mevzuat kapsamında gerekli saklama ve imha çalışmalarının yapılmasına ilişkin çerçeve ve esasları içermektedir.
28 Ekim 2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) uyarınca veri sorumluları, kişisel veri işleme envanterine uygun olarak kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlamakla yükümlüdür. Yukarıdaki düzenlemeye dayanarak hazırlanmış olan bu Politikanın amacı; Şirketimiz tarafından işlenen kişisel verilerin, işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreler ile silinme, yok edilme ya da anonim hale getirilme süreçlerinin belirlenmesi ve bu süreçlerde görev alacak kişilerin rol ve sorumluluklarının tanımlanmasıdır.
Bu Politika’nın kapsamını; kişisel verilerin azami saklama süreleri ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak saklanması ve imha edilmesi için alınmış teknik ve idari tedbirler, Şirketimiz bünyesinde ilgili süreçlerin yürütülmesinde görev alan birimler ile kayıt ortamları oluşturmaktadır;
Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar
Kanun: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu,
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
Veri Sorumlusu: Tüzel kişi olarak GÜNERLER OTOMOTİV ANONİM ŞİRKETİ’ni
KVK Komitesi: Kişisel Verilerin Korunması (KVK) Komitesi, Veri Sorumlusu tarafından atanmış Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve alt düzenlemeleri kapsamında oluşturulmuş süreçlerin idari takibini yapmak üzere oluşturulacak komiteyi,
İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu,
Anonim Hale Getirme: Kişisel Verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini,
İmha: Kişisel Verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen Kişisel Verilerin bulunduğu her türlü ortamı,
Kişisel Veri İşleme Envanteri: Kişisel Verileri işleme faaliyetlerinin; Kişisel Verilerin işlenme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturulan ve Kişisel Verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, aktarımı öngörülen Kişisel Verilerin ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirlerin açıklanarak detaylandırıldığı envanteri,
Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası/Politika: Veri sorumlularının, Kişisel Verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları iş bu politikayı,
Periyodik İmha: Kanun’da yer alan Kişisel Verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası’nda belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,
İlgili Kullanıcı: Kişisel Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere Veri Sorumlusu organizasyonu içerisinde veya Veri Sorumlusu’ndan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda Kişisel Verileri işleyen kişileri ifade eder.
Yönetmelik: Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik
VERBİS: Veri Sorumluları Sicili Bilgi Sistemi
Şirketimiz faaliyetleri sırasında çalışanlar, çalışan adayları, müşteriler, ziyaretçiler ile tedarikçi çalışan ve yetkililerinden kişisel veri toplanmakta olup, toplanan kişisel veriler aşağıda gösterilen ortamlarda ilgili yasal mevzuata uygun bir şekilde saklanmaktadır:
Bu Politika’nın yayımlanması, güncel tutulması ve uygulanmasının izlenmesi amacıyla Şirketimizi Yönetim Kurulu tarafından; KVK Komitesi oluşturulacak ve tüm bu hususlar ile ilgili olarak KVK Komitesi yetkili kılınacaktır. KVK Komitesi; İnsan Kaynakları Müdürü, İdari İşler Müdürü, Bilgi İşlem Müdürü’nden oluşacaktır. KVK Komitesi aşağıdaki görev ve sorumlulukları yerine getirir;
Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesinde,
a) Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma.
b) Doğru ve gerektiğinde güncel olma.
c) Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme.
ç) İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma.
d) İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza
ilkelerine uyulması şart koşulmuştur. Kanun’un 5 ve 6ncı maddelerinde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, Şirketimiz faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.
Şirketimiz bünyesinde tutulan kişisel veriler Kanun ve Kişisel Veriler Politikamız (ilgili politikaya http://daciafiyat.com/kvk-politikasi adresinden ulaşabilirsiniz) uyarınca, burada belirtilen amaç ve nedenlerle saklanmaktadır.
ŞİRKETİMİZ, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.
Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.
Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, gelistirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.
Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.
Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.
Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.
Şifreleme yapılmaktadır.
Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.
Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
Şirketimiz bünyesinde saklanan kişisel veriler;
Şirketimiz tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
Kişisel Verilerin İlgili Kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilme işlemidir.
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Bu tür ortamlarda yer alan verilerden saklanma süresi sona erenler, hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Bu kapsamda, ilgi veriler üzerinde karartma yöntemi kullanılabilmektedir. Karartma yöntemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep kullanılarak diğer kullanıcılarca görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır.
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Bu tür ortamlarda yer alan verilerden saklanma süresi sona erenler, silinirken verinin bir daha kurtarılamayacak biçimde ilgili yazılımdan silinmesine ilişkin yöntemler kullanılır.
Kişisel Verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Bu tür ortamlarda yer alan verilerden saklanma süresi sona erenler, fiziksel yok etme ya da üzerine yazma yöntemlerinden uygun olanı kullanılarak yok edilir.
Ağ Cihazları: Switch, router vb.’de manyetize etme, fiziksel yok etme, üzerine yazma yöntemlerinden uygun olanı kullanılarak yok edilir.
Flash Tabanlı Ortamlar: İlgili üreticinin önerdiği yöntemler ya da fiziksel yok etme veya üzerine yazma yöntemlerinden uygun olanı kullanılarak yok edilir.
Sim Kart ve Sabit Hafıza Kartları: Fiziksel yok etme veya üzerine yazma yöntemlerinden uygun olanı kullanılarak yok edilir.
Optik Diskler: Fiziksel yöntemlerle yok edilir.
Veri Kayıt Ortamı Sabit Olan Yazıcı, Parmak İzli Kapı Geçiş Sistemleri: Fiziksel yok etme veya üzerine yazma yöntemlerinden uygun olanı kullanılarak yok edilir.
Kağıt vb. ortamlar: Kağıt ortamında bulunan kişisel veriler, kağıt imha makinaları kullanılarak yok edilir.
Kişisel Verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi işlemidir. Anonim hale getirme, bir veri kümesindeki tüm doğrudan ve/veya dolaylı tanımlayıcıların çıkartılarak ya da değiştirilerek, ilgili kişinin kimliğinin saptanabilmesinin engellenmesi veya bir grup veya kalabalık içinde ayırt edilebilir olma özelliğini, bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek şekilde kaybetmesidir. Bu özelliklerin engellenmesi veya kaybedilmesi sonucunda belli bir kişiye işaret etmeyen veriler, anonim hale getirilmiş veri sayılır. Kişisel Verinin tutulduğu veri kayıt sistemindeki kayıtlara uygulanan otomatik olan veya olmayan gruplama, maskeleme, türetme, genelleştirme, rastgele hale getirme gibi yöntemlerle yürütülen bağ koparma işlemlerinin hepsine anonim hale getirme yöntemleri adı verilir. Anonim hale getirilmiş Kişisel Verilerin çeşitli müdahalelerle tersine döndürülmesi ve anonim hale getirilmiş verinin yeniden kimliği tespit edici ve gerçek kişileri ayırt edici hale dönüşmesi riski olup olmadığı araştırılarak ona göre işlem tesis edilmesi esas alınır.
Şirketimiz bünyesinde saklanan tüm Kişisel Veriler için saklama süreleri belirlenir. Saklama süreleri belirlenirken öncelikle ilgili mevzuat, ilgili mevzuat ile öngörülen bir süre yoksa Kişisel Veri işleme amacı için gereken süre göz önünde bulundurulur. İlgili sürelere Kişisel Veri Envanteri’nde ve VERBİS’te yer verilir.
Kişisel Veri İşleme Envanteri’nde bahsi geçen Kişisel Veriler, zamanaşımı süresini kesen ya da durduran herhangi bir hukuki durum olmadığı takdirde, aşağıdaki tabloda yer alan yasal düzenlemeler gereği saklanır ve saklama süresini takip eden ilk periyodik imha tarihinde imha edilir.
| Veri Kategorisi | Veri Saklama Süresi |
|---|---|
| 1- Kimlik | Hukuki ilişki + 20 Yıl |
| 2- İletişim | Hukuki ilişki + 20 Yıl |
| 3- Özlük | İş akdinin sona ermesi + 10 yıl |
| 4- Hukuki İşlem | İlgili mahkeme kararı kesinleşene veya zamanaşımı süreleri dolana kadar |
| 5- Müşteri İşlem | Hukuki ilişki + 10 Yıl |
| 6- Fiziksel Mekan Güvenliği | Son işlem + 20 yıl |
| 7- İşlem Güvenliği | 1 yıl |
| 8- Risk Yönetimi | Hukuki ilişki + 10 Yıl |
| 9- Finans | Hukuki ilişki + 10 Yıl |
| 10- Mesleki Deneyim | İş akdinin sona ermesi + 10 yıl |
| 11- Pazarlama | Son işlem + 10 yıl |
| 12- Görsel ve İşitsel Kayıtlar | Son işlem + 10 yıl |
| 13- Kılık Ve Kıyafet | İş akdi sona erene kadar |
| 14- Dernek Üyeliği | İş akdinin sona ermesi + 10 Yıl |
| 15- Vakıf Üyeliği | İş akdinin sona ermesi + 10 Yıl |
| 16- Sağlık Bilgileri | İş akdinin sona ermesi + 10 Yıl |
| 17- Ceza Mahkûmiyeti Ve Güvenlik Tedbirleri | İş akdinin sona ermesi + 10 Yıl |
| 18- Biyometrik Veri | İş akdinin veya ilgili yetkilendirme sona erene kadar |
| 19- İlgi Alanı Bilgisi | İş akdinin sona ermesi + 10 Yıl |
| 20- Sigorta Bilgisi | Son işlem + 10 yıl |
| 21- Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi | İş akdinin sona ermesi + 10 Yıl |
| 22- Araç Plaka ve Ruhsat Bilgileri | Son işlem + 10 yıl |
| 23- Çalışan Adayı Bilgisi | Başvurunun olumsuz sonuçlanması durumunda imha periyoduna kadar; iş akdinin sona ermesi + 10 Yıl |
| 24- Referans Bilgisi ve Değerlendirmeleri | İş akdinin sona ermesi + 10 Yıl |
| 25- Talep Şikayet Bilgisi | İş akdinin sona ermesi + 10 Yıl |
| 26- Askerlik Durum Bilgisi | İş akdinin sona ermesi + 10 Yıl |
| 27- Sosyal Medya Hesap Bilgisi | İş akdinin sona ermesi + 10 Yıl |
Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Şirketimiz, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir.
Buna Şirketimiz’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde ilgili talep kişisel verilerin işleme şartlarının kalkıp kalkmadığına göre değerlendirilir. Kişisel verilerin işleme şartları tamamen ortadan kalkmışsa Şirketimiz talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Kişisel verilerin işleme şartları tamamı ortadan kalkmamışsa ilgili talep gerekçesi açıklanarak reddedilir. Talepler her durumda 30 gün içinde sonuçlandırılarak ilgili kişiye bildirilir.
Kişisel Verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 (üç) yıl süreyle saklanır.
Politika, ihtiyaç duyuldukça KVK Komitesi tarafından gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.
Bu Politika, Şirketimizin internet sitesinde yayınlanmasının ardından yürürlüğe girmiş kabul edilir. Bu tarih itibariyle geçerli ve bağlayıcı kabul edilir.